Wat zijn algemene voorwaarden?
De algemene voorwaarden zijn de voorwaarden waaronder je één, maar meestal meerdere overeenkomsten aangaat. Denk bijvoorbeeld aan bepalingen over de betalingstermijn, over je aansprakelijkheid of over de geldigheid van je offertes. Jij als ondernemer kan dan bepalen welke regels je wilt laten gelden op alle contracten die je gaat afsluiten. Dit document bevat de zogenoemde ‘kleine lettertjes’. Er zijn twee varianten van deze algemene voorwaarden. Ze kunnen gelden voor de relatie tussen ondernemer en bedrijven (zakelijke klanten) of ondernemer en particulier (consument). Dit valt natuurlijk ook te combineren.
Andere woorden voor algemene voorwaarden zijn terms and conditions, leveringsvoorwaarden, servicevoorwaarden, actievoorwaarden en kleine lettertjes. Deze soort voorwaarden worden gerekend tot algemene voorwaarden. Het maakt dus voor de wet niet zo veel uit hoe je jouw voorwaarden noemt. De algemene voorwaarden voor dienstverlening lenen zich voor meervoudig gebruik, dat is handig, omdat je dan niet voor elke overeenkomst nieuwe voorwaarden op hoeft te stellen. Om de algemene voorwaarden te gebruiken hoef je deze alleen van toepassing te verklaren en ter hand te stellen (dit kan ook via e-mail) aan degene met wie je de overeenkomst sluit.
Heb ik algemene voorwaarden dienstverlening nodig?
Wanneer je veel overeenkomsten met betrekking tot dienstverlening aangaat, is het hebben van goede algemene voorwaarden noodzakelijk. In de algemene voorwaarden staat onder andere wie aansprakelijk is bij schade, wanneer de overeenkomst kan worden beëindigd en wie eigenaar wordt van eventueel ontstane intellectuele eigendomsrechten. Wanneer deze zaken ongeregeld blijven, leidt dat soms tot conflict, wat soms moet worden uitgevochten in een proces. Met goede algemene voorwaarden wordt dat voorkomen.
Voordelen van een Algemene voorwaarden dienstverlening
Algemene voorwaarden vergemakkelijken het sluiten van overeenkomsten. Dit niet alleen omdat je dan niet voor elke overeenkomst nieuwe algemene voorwaarden hoeft op te stellen, maar ook omdat de algemene voorwaarden als geheel worden aanvaard. Dat betekent dat wanneer iemand een overeenkomst met jou sluit, hij of zij automatisch jouw algemene voorwaarden accepteert (mits de voorwaarden niet uitdrukkelijk van de hand worden gewezen).
Daarnaast zorgen algemene voorwaarden ervoor dat beide partijen weten waar zij aan toe zijn. Omdat lastige situaties geregeld zijn in de algemene voorwaarden, kunnen conflicten en de daarbij komende kosten zoveel mogelijk worden beperkt. Het belangrijkste voorbeeld hiervan is het inperken van de aansprakelijkheid. In het document ‘Algemene voorwaarden dienstverlening’ van ARAG kan je zelf vaststellen tot welk specifiek bedrag jij aansprakelijk wilt zijn.
Daarnaast zorgen algemene voorwaarden ervoor dat beide partijen weten waar zij aan toe zijn. Omdat lastige situaties geregeld zijn in de algemene voorwaarden, kunnen conflicten en de daarbij komende kosten zoveel mogelijk worden beperkt. Het belangrijkste voorbeeld hiervan is het inperken van de aansprakelijkheid. In het document ‘Algemene voorwaarden dienstverlening’ van ARAG kan je zelf vaststellen tot welk specifiek bedrag jij aansprakelijk wilt zijn.
Wat regel je in een Algemene voorwaarden dienstverlening?
In de algemene voorwaarden dienstverlening van ARAG regel je onder meer de volgende zaken:
- Wanneer en hoe een overeenkomst kan worden beëindigd.
- Wie er tot welke hoogte aansprakelijk is voor schade.
- Aan wie eventueel ontstaan intellectueel eigendom toekomt.
- Wat de verplichtingen van de opdrachtgever zijn.
- Binnen welke termijn facturen voldaan moeten worden.
Waar moet ik op letten bij het overeenkomen van algemene voorwaarden?
Informatieplicht
Wanneer je algemene voorwaarden gebruikt ten opzichte van consumenten ben je verplicht om de consument hierop te wijzen. Dit betekent dat je ze nadrukkelijk van toepassing moet verklaren en verwijst naar waar ze te vinden zijn. Het is dus van belang dat je in, bijvoorbeeld een offerte of overeenkomst duidelijk verwijst naar jouw algemene voorwaarde en verklaart dat deze van toepassing zijn. Als je een klant niet goed wijst op de toepasselijkheid van de voorwaarden of niet vooraf ter hand hebt gesteld, kunnen deze voorwaarden worden vernietigd. Ze zijn dan vanaf het begin niet van toepassing geweest. Het is dus erg belangrijk dat je de algemene voorwaarden overhandigt of op stuurt. De klant hoeft ze niet daadwerkelijk gelezen te hebben. Het gaat er om dat je de klant de mogelijkheid geeft om ze te kunnen lezen. Als je wat extra zekerheid wilt kan je altijd de algemene voorwaarden als bewijsstuk deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit kan je doen voor een klein bedrag. Dit is vooral van toepassing wanneer je vaak telefonisch overeenkomsten sluit. Zo kunnen klanten alsnog jouw algemene voorwaarden inzien.
Battle of the forms
Als beide partijen hun algemene voorwaarden hanteren is er sprake van een zogenoemde ‘battle of the forms’. De regel is dan dat degene die als eerst zijn algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard de ‘battle’ wint. Tenzij de klant jouw voorwaarden uitdrukkelijk niet akkoord gaat met jouw algemene voorwaarden. Een klant kan algemene voorwaarden dus afwijzen. Deze uitdrukkelijke afwijzing van de algemene voorwaarden moet wel schriftelijk gedaan worden.
Wanneer je algemene voorwaarden gebruikt ten opzichte van consumenten ben je verplicht om de consument hierop te wijzen. Dit betekent dat je ze nadrukkelijk van toepassing moet verklaren en verwijst naar waar ze te vinden zijn. Het is dus van belang dat je in, bijvoorbeeld een offerte of overeenkomst duidelijk verwijst naar jouw algemene voorwaarde en verklaart dat deze van toepassing zijn. Als je een klant niet goed wijst op de toepasselijkheid van de voorwaarden of niet vooraf ter hand hebt gesteld, kunnen deze voorwaarden worden vernietigd. Ze zijn dan vanaf het begin niet van toepassing geweest. Het is dus erg belangrijk dat je de algemene voorwaarden overhandigt of op stuurt. De klant hoeft ze niet daadwerkelijk gelezen te hebben. Het gaat er om dat je de klant de mogelijkheid geeft om ze te kunnen lezen. Als je wat extra zekerheid wilt kan je altijd de algemene voorwaarden als bewijsstuk deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit kan je doen voor een klein bedrag. Dit is vooral van toepassing wanneer je vaak telefonisch overeenkomsten sluit. Zo kunnen klanten alsnog jouw algemene voorwaarden inzien.
Battle of the forms
Als beide partijen hun algemene voorwaarden hanteren is er sprake van een zogenoemde ‘battle of the forms’. De regel is dan dat degene die als eerst zijn algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard de ‘battle’ wint. Tenzij de klant jouw voorwaarden uitdrukkelijk niet akkoord gaat met jouw algemene voorwaarden. Een klant kan algemene voorwaarden dus afwijzen. Deze uitdrukkelijke afwijzing van de algemene voorwaarden moet wel schriftelijk gedaan worden.
Wat is het verschil tussen particuliere en zakelijke klanten?
Consumenten worden door de wet meer in bescherming genomen. Dit komt doordat ervanuit wordt gegaan dat bedrijven over de deskundigheid beschikken om de gevolgen van de gestelde voorwaarden beter te begrijpen. Het is dus wel van belang dat je bij het opstellen van de algemene voorwaarden een duidelijk onderscheid maakt tussen deze twee groepen. Omdat consumenten beschermd worden moeten algemene voorwaarden duidelijk zijn. Wanneer een bepaling op twee manieren kan worden geïnterpreteerd, dan geldt de interpretatie die het meest gunstig is voor de consument.
Wat zijn intellectuele eigendomsrechten?
In de algemene voorwaarden kunnen ook de intellectuele eigendomsrechten worden opgenomen. Als jouw dienst (onder meer) bestaat uit het maken van iets creatiefs of iets innovatiefs, kun je ervan uitgaan dat er intellectuele eigendomsrechten ontstaan. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan auteursrechten, merkrechten, octrooirechten of modelrechten. In de algemene voorwaarden kun je bepalingen vaststellen, zodat jouw werk niet onrechtmatig gebruikt of gedeeld wordt. De intellectuele eigendomsrechten komen in principe toe aan jou, tenzij je afspreekt dat ze aan de opdrachtgever moeten toekomen. Mocht je afwijkende afspraken maken en jouw auteursrechten overdragen dan kan dat door middel van een Akte van overdracht.