Wat is een geheimhoudingsovereenkomst?

Een geheimhoudingsovereenkomst is niet wettelijk verplicht. Ook is het niet mogelijk een andere partij te verplichten een geheimhoudingsovereenkomst aan te gaan. In veel gevallen heb je echter wel een geheimhoudingsovereenkomst nodig om je bedrijf te beschermen. Hieronder lees je wanneer dit het geval is.
 

Een geheimhoudingsovereenkomst is nodig wanneer je vertrouwelijke informatie met een andere partij deelt waarvan je niet wilt dat dit bij een derde partij terechtkomt of openbaar wordt gemaakt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je over een innovatief idee of product vertelt aan een potentiële investeerder. Een ander veelvoorkomend voorbeeld is het geval waarin er een boekenonderzoek, ook wel due dilligence genoemd, wordt gedaan vanwege de verkoop van je bedrijf. Daarnaast is een geheimhoudingsovereenkomst de oplossing om afspraken te maken met personeel en opdrachtnemers over hoe zij met vertrouwelijke informatie om moeten gaan. 

In een geheimhoudingsovereenkomst maak je afspraken over hoe de andere partij met vertrouwelijke informatie om moet gaan. In de praktijk betekent dit dat je afspreekt dat de andere partij dergelijke informatie niet zonder jouw toestemming openbaar zal maken of zal verstrekken aan derden. Ook spreek je af dat de andere partij redelijke maatregelen zal nemen om te voorkomen dat onbevoegden bij deze informatie kunnen komen. Verder regel je voor welk doel je de vertrouwelijke informatie verstrekt, de duur van de geheimhouding en spreek je af wat er gebeurt als de andere partij zich niet aan zijn verplichting tot geheimhouding houdt. In de geheimhoudingsovereenkomst is opgenomen dat de partij die informatie ontvangt van de andere partij, deze informatie alleen mag gebruiken voor het doel waarvoor de informatie wordt verstrekt. Om die reden moet je aangeven met welk doel er informatie gedeeld wordt.
 

Er is al meerdere malen verwezen naar vertrouwelijke informatie, maar wat voor informatie is dit precies? In de geheimhoudingsovereenkomst definieer je vertrouwelijke informatie. Over het algemeen geldt dat er sprake is van vertrouwelijke informatie als je zelf uitdrukkelijk duidelijk maakt dat bepaalde informatie vertrouwelijk is. In het geval van een brief doe je dit bijvoorbeeld door “vertrouwelijk” of “geheim” op de envelop te schrijven. Ook als de andere partij redelijkerwijs weet of behoort te weten dat het gaat om vertrouwelijke informatie, geldt de geheimhoudingsplicht. Duidelijke voorbeelden hiervan zijn strategische bedrijfsinformatie en bedrijfsgeheimen. 
 

In de geheimhoudingsovereenkomst staat wat er gebeurt als de andere partij de geheimhoudingsverplichting niet nakomt. Wanneer een partij in strijd met de overeenkomst de vertrouwelijke informatie toch openbaar maakt, dan is die partij aansprakelijk voor de schade die de andere partij daardoor lijdt. In de praktijk is het lastig om te bewijzen wat je schade dan precies is. Een vooraf vastgestelde boete kan uitkomst bieden. De hoogte van een eventuele boete stel je vast in de geheimhoudingsovereenkomst, er zijn namelijk geen vaste bedragen voor deze boetes. Een boete moet voldoende afschrikken om ervoor te zorgen dat de andere partij de informatie geheim houdt. Ook moet een boete in verhouding staan tot de schade die er geleden kan worden als de informatie gedeeld wordt met anderen. Naast een boete kun je er alsnog voor kiezen om je daadwerkelijke schade op te eisen. Dan moet je dat natuurlijk wel kunnen bewijzen. Een rechter heeft de bevoegdheid een boete te matigen als deze niet billijk is.