Wat is het verwerkingsregister?
In het verwerkingsregister houd je onder meer bij welk soort gegevens je voor welke doeleinden verwerkt, of deze worden doorgegeven aan andere partijen, hoe lang ze bewaard worden en hoe je de gegevens beveiligd hebt. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt het in veel gevallen verplicht om een verwerkingsregister bij te houden. Het maken van een register is slechts de eerste stap. Telkens als er nieuwe processen bijkomen of wanneer bestaande processen worden gewijzigd, moet het register worden geüpdatet.
Heb ik een verwerkingsregister nodig?
Een verwerkingsregister is één van de documenten die genoemd worden in de AVG. Het bijhouden van een verwerkingsregister valt onder de documentatieplicht. Of je daadwerkelijk documentatieplicht hebt, hangt af van de grootte van je bedrijf en het type persoonsgegevens die verwerkt worden. Wanneer je bedrijf meer dan 250 werknemers heeft, heb je altijd een verwerkingsregister nodig. Daarnaast heb je ook een verwerkingsregister nodig wanneer het verwerken van de gegevens niet incidenteel is (dus meer dan eens gebruikt wordt) of wanneer de gegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens, ook wel risicovolle persoonsgegevens genoemd. Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over bijvoorbeeld politieke voorkeur, gezondheid of godsdienst. Wil je zeker weten of je een verwerkingsregister nodig hebt?
Wanneer verwerk je persoonsgegevens
Onder ‘verwerken’ vallen alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens; verzamelen, vastleggen, raadplegen, opvragen etc. Een voorbeeld van het verwerken van persoonsgegevens is bijvoorbeeld het opslaan van een naam van een klant in een klantenbestand.
Wanneer verwerk je persoonsgegevens
Onder ‘verwerken’ vallen alle handelingen met betrekking tot persoonsgegevens; verzamelen, vastleggen, raadplegen, opvragen etc. Een voorbeeld van het verwerken van persoonsgegevens is bijvoorbeeld het opslaan van een naam van een klant in een klantenbestand.
Wat zijn de voordelen van een verwerkingsregister?
Het grote voordeel van het hebben van een verwerkingsregister is natuurlijk dat je voldoet aan de eisen die in de AVG worden gesteld. Daarbij draagt een verwerkingsregister bij aan structuur binnen jouw organisatie. Wanneer betrokkenen gebruik maken van hun recht op inzage, kan je doormiddel van het register te raadplegen de opgevraagde informatie snel en gemakkelijk aanleveren.
Wat regel je in een verwerkingsregister?
In het verwerkingsregister houd je bij welke persoonsgegevens je verwerkt. In de AVG staat welke informatie in welke situatie moet worden bijgehouden. Welke gegevens je precies moet bijhouden is afhankelijk van jouw rol in het verwerken ervan. Word je aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke of als verwerker?
Verwerkingsverantwoordelijke
Als de organisatie zelf het doel voor de persoonsgegevens vaststelt, wordt deze aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. De organisatie is dan de opdrachtgever voor de verwerking, in praktijk is dat vaak de werkgever. Wanneer je onder deze categorie valt, moeten de volgende gegevens worden bijgehouden in het register:
Verwerkingsverantwoordelijke
Als de organisatie zelf het doel voor de persoonsgegevens vaststelt, wordt deze aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. De organisatie is dan de opdrachtgever voor de verwerking, in praktijk is dat vaak de werkgever. Wanneer je onder deze categorie valt, moeten de volgende gegevens worden bijgehouden in het register:
- namen en contactgegevens,
- betrokkenen,
- persoonsgegevens,
- doel en grondslag van de verwerking,
- bewaartermijn,
- ontvangers van de gegevens,
- maatregelen t.a.v. beveiliging,
- eventuele doorgifte aan landen buiten de EU.
Verwerker
Degene die in opdracht werkt van de verwerkingsverantwoordelijke, in praktijk is dit vaak de werknemer. Verwerkers moeten in navolging van de AVG de volgende gegevens bewaren in het register:
Degene die in opdracht werkt van de verwerkingsverantwoordelijke, in praktijk is dit vaak de werknemer. Verwerkers moeten in navolging van de AVG de volgende gegevens bewaren in het register:
- namen en contactgegevens,
- verwerkingen,
- beveiliging,
- eventuele internationale doorgifte.